Vorsicht: E-Akteneinführung im Jobcenter

Ob die E-Akte wirklich hilf die Leistungen des letzten System zur Existenzsicherung zeitnah zu den Leistungsberechtigten zu bringen? – Hier wachsen die Zweifel. Mehrfach wurden Leistungen entweder auch nach Einreichen aller Unterlagen (noch lange) nicht bewilligt, weil die benötigten Unterlagen immer noch nicht auf dem elektronischen Schreibtisch der zuständigen Amtsmitarbeiter vorlagen – oder es wurden gleich ganz ablehnende Bescheide zu Hilfeanträgen rausgeschickt, da Unterlagen angeblich nicht eingereicht worden seien, wie es dann zur Begründung hieß. Am Ende stellte sich heraus, dass diese Papiere einfach noch irgendwo 'auf dem Weg' waren.

Beides haben wir selbst erlebt und wurde uns mehrfach von Ratsuchenden berichtet.

Der Grund scheint heute oft in dem mit der E-Akte verbundenen Verwaltungsverfahren zu liegen: Im Eingangsbereich des Jobcenters werden Unterlagen eingereicht, diese werden dann in sogenannte Scan-Zentren (in Hamburg, Köln oder wo auch immer) geschickt und kommen erst danach dorthin ins Jobcenter, wo die Leistungsanfrage bearbeitet werden. Dieses Einscannen und auf dem Bildschirm der Leistungsabteilung sichtbar machen sollte (so hieß es im Jobcenter) binnen drei Tagen erledigt werden. In der Praxis scheinen bis dahin teils mehr als ein oder gar zwei Wochen zu vergehen.

Jobcenter-Mitarbeiter sagten uns im Einzelfall, Unterlagen sollten besser direkt bei Ihnen abgegeben werden, damit sie mit diesen bald weiter arbeiten können.
Braucht es noch mehr Hinweise zum derzeitigen funktionieren des E-Aktenverfahrens? Ich erspare mir hier Erläuterungen und Beispiele dafür, dass es in Jobcentern oft schneller Entscheidungen bedarf.

Was tun?

1. klar ist: niemals Originalnachweise im Jobcenter abgeben. Sind diese erstmal weg bzw. unterwegs (was dann zunächst keinen Unterschied macht), wird es noch schwieriger den Anspruch auf die beantragte Leistung zu belegen und durchzusetzen.

2. Bei dringenden Anliegen sollte sich niemand auf das alleinige Einreichen zugehöriger Unterlagen vertrösten lassen umd dann auf die Entscheidung zu warten. Denn wer weiß wann die Unterlagen beim zuständigen Mitarbeiter erreichen. Besser da Erfolg versprechender ist es direkt mit den MitarbeiterInnen zu sprechen und dort die Unterlagen vorzulegen, um die Leistung bewilligt zu bekommen.

 

Die ALSO-Beratung kann selbstredend keine Aussagen darüber treffen, wie lange die Bearbeitung der einzelnen Eingaben in der Masse der Verwaltungsvorgänge im  neuen E-Akten-Verwaltungsverfahren dauert. Es gibt jedoch deutliche Hinweise, dass dieses Verfahren derzeit zu erheblichen Verzögerungen in der Antrags- und Aktenbearbeitung führt. Ob diese Zeitverzögerung entfällt, wenn das neue System erstmal läuft? So lange der Transport der Akte in zentrale Scan-Zentren Vorbedingung für die Antragsbearbeitung ist, wird mit erheblichem Zeitverzug zu rechnen sein. Dieser wird auch nicht durch die entfallende Zeit für die Bearbeitung der Papierakte aufgeholt werden.

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